Uue kuluarve või kulu lisamine
Et sisestada uut kuluarvet, tuleb avada menüüst Finants -> Kulude jagamine ning vastava rolliga kasutajale kuvatakse paremal ülanurgas nupp “Lisa kulu”. Nupule klikates suunatakse kasutaja sisestusvormile, kuhu on võimalik laadida ka kuluarve või kuludokument ise ja selle lisadokumendid.
Kuluarveid ja kulusid saab sisestada vaid juhul, kui Kulude jagamise moodul ei saa oma sisendit raamatupidamise programmist või mõnest muust välisest süsteemist.
1. Kuluarve või kuludokumentide lisamine
Kuluarvele või kulule on võimalik manustada põhidokument ja lisadokumendid. Selleks on jagamise vaates kaks eraldi kasti, kuhu saab dokumente üles laadida. Dokumendi üles laadimiseks tuleb dokument lohistada oma arvutist vastavasse kasti või klikata kasti sees, mille peale avaneb arvuti sisu lehitseja, et vajalik fail üles leida. Ühte kasti on võimalik laadida korraga mitu faili.
Dokumendid võivad olla erinevates formaatides, kuid parim on kasutada PDF-formaadis dokumente, sest selle dokumendi sisu kuvab süsteem kastis välja.
Exceli või Wordi dokumendi või digikonteineri (digiallkirjastatud dokument) sisu nägemiseks peab esmalt selle oma arvutisse alla laadima. Dokumendile klikates pakub süsteem tavapäraselt selle võimaluse ise välja, kuid sõltuvalt brauseri seadistusest võib see olla erinev.
Lae esmalt üles arve fail, et sisestusvormil oleks lihtsam andmevälju täita.
2. Kuluarve sisestusvormi väljad:
- Kulu tüüp – see väli on mõeldud eristamaks erinevat tüüpi kulusid nagu: ostuarve, palk jms. (Kulude loendis on võimalik hiljem kulusid kulutüüpide järgi filtreerida.)
Märkus:
Erinevatel kulutüüpidel on erinev sisestusvorm.
Uute kulutüüpide lisamiseks võta ühendust Bauwise.com toe meeskonnaga.
- Ettevõte – hakates sisestama ettevõtet pakub lahter välja varemalt sisestatud ettevõtteid. Kui ettevõte loendist puudub, siis pakub lahter võimalust lisada uus ettevõte. Valikule: Lisa uus ettevõte klikates avatakse hüpikaken, kus saab täita ettevõtte kohta vajalikud väljad. Sisestatud ettevõtte andmed tuleb kindlasti salvestada ja nendest lisatakse kulu sisestusvormile Maksetingimus (mida on võimalik ka käsitsi muuta). (kohustuslik väli)
Märkus:
Kõik sisestatud ettevõtted lisatakse ettevõtete andmebaasi.
- ** Organisatsiooni üksus – seda valikut kuvatakse ettevõttel, kes kasutab rohkem kui ühte ettevõtet Bauwise keskkonnas.
Märkus:
Selle funktsiooni kasutamiseks võta ühendust Bauwise.com toe meeskonnaga.
- * Arve nr – arvel olev arve number.
- * Arve kuupäev – kuupäeva lahter, kuhu sisestatakse arvel olev kuupäev. (kohustuslik väli)
- * Makse tingimus – päevade arv, millest arvutatakse välja Maksetähtaeg.
- * Maksetähtaeg – arvel olev maksetähtaeg.
Märkus:
Muutes Maksetähtaega arvutatakse Makse tingimus ringi.
- * Valuuta – vaikimisi on EUR. (kohustuslik väli)
Märkus:
Valuuta ei ole seotud kursiga ning seda kasutatakse vaid juhul, kui tarkvara on liidestatud.
- * Arve netosumma – siia lahtrisse siestatakse arvel olev summa või kulu netos.
- * KM – käibemaksu protsent (vastavalt süsteemi häälestusele, vaikimisi 20%).
- * Käibemaks – käibemaksu summa, mis arvutatakse netosumma pealt KM protsendi alusel.
- * Summa kokku – arvutatakse kokku Arve netosumma + Käibemaks.
- * Ümardus – saab sisestada komakohtade ümardamiseks. Vajalik siis, kui süsteem on liidestatud mõne raamatupidamise programmiga.
- * Viitenumber – viitenumber arvelt.
- * On ettemaksuarve – märgistatakse siis, kui tegemist on ettemaksu arvega.
- * Tasutud ettemaks – sisestatakse netosumma siis, kui tegemist on ettemaksu arvega.
- * Tasutud ettemaks KM-ga – ettemaksu netosummale arvutatakse automaatselt juurde käibemaks (vastavalt eespool valitud KM protsendile).
- Märkus:
Sisestades Tasutud ettemaks KM-ga arvutatakse automaatselt välja Tasutud ettemaks.
Oluline:
* väljad kuvatakse kuluarvete tüüpi kuludele.
** kuvatakse ainult siis, kui vastav funktsioon on sisse lülitatud.
3. Kuluarve või Kulu kinnitajate lisamine
Kulude kinnitamiseks peab lisama kinnitajad klikates selleks Kinnitajate tabelis lahtrisse Kinnitaja.
Bauwise toetab 2-tasemelist kinnitamise ringi.
- Kinnitaja – kasutaja saab kinnitada ainult oma osa (või kui ta on ainus kinnitaja ja kulu on 100% jagatud, siis saab kinnitada ka lõplikult).
- Lõplik kinnitaja – kui teised kinnitajad on oma osa ära jaganud ja arve on 100% jagatud, siis saab Lõplik kinnitaja arve lõplikult ära kinnitada.
Märkus:
Kui soovid, et arvele oleks alati lisatud üks kindel Lõplik kinnitaja, siis pöördu Bauwise.com toe meeskonna poole.
4. Kuluarve või Kulu sisestamine süsteemi
Kui sisestusvormi väljad on täidetud, siis peab sisestatu ära salvestama, et süsteemi tekiks vajalik kuluarve või kulu.
Kui arvet ei salvestata vaid liigutakse sisestusvormi pealt ära nt brauseri Back nupuga, siis kuvatakse Kulude loendis ilma numbrita arvet (paistab link Ava numbrita arve).