Ehkki elektronarve on populaarsust kogumas, eelistavad paljud meist saada arvet paberkandjal, kartes, et e-dokument ei ole paberiga samaväärne. Tegelikult on küll.
E-arve on elektroonilisel kujul elektroonilisi kanaleid pidi saadetav arve, mis asendab paberil saadavat. Seda loomulikult tingimusel, et elektroonilisel arvel on olemas kõik vajalikud andmed.
Iga arvega kokkuhoid 5,6 krooni
E-arveid on võimalik säilitada ka elektrooniliselt ja neid peab olema võimalik vajaduse korral välja trükkida. Mugav on e-arveid ka arvutist üles leida juhul, kui selleks tekib vajadus.
Elektronarve põhiliseks eeliseks on aga kulude kokkuhoid. Saates arveid interneti teel, vähenevad oluliselt saatja trükkimis-, paberi-ja postikulud, säästes vähemalt 5-6 krooni iga väljasaadetava arve pealt. Samal ajal suureneb oluliselt arve liikumise kiirus.
Viidates keskkonnasõbralikkusele, on eriti tänuväärne luua ettevõttes tingimused elektroonsete arvete ja muu dokumentatsiooni säilitamiseks. Sellisel juhul puudub vajadus materiaalset kulu tekitada, säästes juba niigi kiiresti ammenduvaid loodusressursse.
Oluline eelis on seegi, et e-arve kohalejõudmise tõenäosus on suurem. Inimene võib arve kätte saada, asudes ükskõik millises riigis, kus on juurdepääs internetile. Eriti efektiivseks muudab elektrooniline arveldamine suhtlemise välispartneriga.
Kõige rohkem võib e-arve tekitada ebaselgust asutuste juhtide ja raamatupidajate seas, sest ollakse harjunud arusaamisega, et arve tuleb kindlasti saata paberil postiga, allkirja ja pitsatiga. Mõnel juhul aktsepteeritakse ka faksil saadetud arvet, aga tingimusel, et originaal postiga järele saadetakse.
Arve kinnitab saaja
Arusaamatus on enamjaolt tingitud sellest, et raamatupidamise seaduse kohaselt peab arve kui raamatupidamise algdokument olema kinnitatud. Raamatupidamise seadus sätestab, et raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist.
See tähendab, et arvet ei pea kinnitama müüja, vaid arve saaja. Arve esitaja ei saa kuidagi kinnitada arve saaja raamatupidamisele, et majandustehing on toimunud, seda saab teha kumbki osapool oma raamatupidamisele.
Müüja allkirja kohustus arvel tühistati Riigikogu määrusega 1999. aasta 17. novembrist, määrus hakkas kehtima 2000. aastal. Arvel vaid saaja esindaja allkirja nõudev raamatupidamisseadus kehtib 2003. aastast.
Elektronarve kasutamise üheks puuduseks on, et raamatupidamise jaoks muutub e-arve lõpuks ikka paberarveks, sel juhul peab paberi- ja trükkimiskulutused tegema arve saaja.
Et on võetud suund elektroonilise infosüsteemi laiendamisele, siis elektrondokumentide-arvete, kauba saatelehtede või mõne muu dokumendi elektroonne sisselugemine ja väljastamine majandusarvestuse süsteemides muutub üha tavapärasemaks.
Seega kasutage julgemalt e-arveid ja te veendute nende efektiivsuses.
ANNELY MALEVA,
raamatupidaja