Hankija on Directo mõistes kauba või teenuse tarnija. Hankijatega seotakse näiteks ostuarved, laosissetulekud ja paljud muud Directo dokumendid või kaardid.
Hankijate register on lahus Klientide registrist.
Hankijate register asub
Ost → DOKUMENDID → Hankijad.
Klikkides sõnal Hankijad avaneb hankijate register:
Directo hankijate registris hoitakse hankijate (tarnijate) kontaktandmeid ning muid hankijatega seotud ja sujuvaks tööks vajalikke atribuute. Samuti lisatakse hankijate registri kaudu uusi hankijaid.
Olemasoleva hankija kaardi avamiseks tuleb registris klikkida hankija koodile ja uue loomiseks tuleb vajutada nuppu
Esimesel juhul avaneb olemasoleva hankija kaart vaatamiseks ning vastava õiguse olemasolul ka muutmiseks (vt. Kasutajaõigused). Teisel juhul avaneb tühi kaart uue hankija andmete sisestamiseks.
Hankija kaardil hoitakse ühe hankija andmeid ja Directo tööks vajalikke atribuute:
Hankija kaart jaguneb omakorda sakkideks: Üldinfo, Kontaktid, Pangakontod, Tegevused, Muutused, Automaatika, Transport
Sakis Üldinfo hoitakse hankija põhilisi andmeid ja atribuute. Väljade tähendused on järgmised:
Hankija tüübi korrektne valimine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks.
Kui kasutada hankija kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täituvad aadressi väljad automaatselt;
Seadistused → Üldised seadistused → Maakonnad
Seadistused → Lao seadistused → Asumaad;
Pank
Info
Hankija registrikoodi täitmine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks.
Kui registrikoodi väli on täidetud ja hankija kaart salvestatud, siis muutub välja pealkiri hüperlingiks ning selle klikkides võib avaneda mõne krediidiregistri lehekülg antud hankija kohta. Millise teenusepakkuja ning milliste võimalustega, sõltub süsteemiseadistusest
Välise kliendiinfo päringu URL ja teie lepingust vastava teenuse pakkujaga.
Kui kasutada hankija kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täituvad eelnimetatud väljad automaatselt.
Vaikimisi menetleja(d)
Juhul kui hankijal on mitu pangakontot, on neid võimalik siin sakis hallata.
See osa hankija kaardist asendab vana lahendust, kus erinevad arveldusarved olid defineeritud hankija lisaväljadena, mille kood määrati süsteemi seadistustes.
Eelnimetatud väljad täidavad sama eesmärki ja käituvad samamoodi kui vastavad väljad hankija kaardi esilehel.
Pangakontod sakis olevaid pangakontosid saab eraldi massimportida
Tabel→Hankija pangakontod.
Pangakontosid saab asetada Pangakonto/IBAN väljale ostuarve, ostutellimuse, tasumise ja väljavõtte dokumentidel. Lisaks siin kirjeldatud pangakontodele näidatakse asetajas ka hankija põhilehel olevat kontot ja selle infot. Ostuarvele asetades asetub koos pangakontoga ka vastav Pangakood.
Ostuarve ja ostutellimuse dokumendi puhul kasutatakse pangakonto asetamisel täiendava filtrina dokumendile sisestatud tasumistingimuse klassi, mis võimaldab hankija pangakontode valikud veel peenemalt piiritleda.
Pärast saabunud e-arvest ostuarve moodustamist rakendub automaatselt ostuarve ridade täiendamise funktsionaalsus ehk Hankija automaatika. Hankija automaatika eesmärk on rikastada e-arvest moodustunud ostuarve ridade infot selliselt, et kasutajal jääks võimalikult vähe tööd arve info täiendamisel ja raamatupidamisdokumendi kõlbulikuks muutmisel. See funktsionaalsus võimaldab ka märkimisväärset aja kokkuhoidu, eriti paljurealist ostuarvete puhul (näiteks mobiiltelefoni arved jne.). Hankija automaatika võimaldab seadistada reeglid, mis otsivad e-arve realt mingit kindlat tekstilõiku ja selle tuvastamisel rakendavad reale soovitud konto, objektid, projekti ja kasutaja. Lisaks on võimalus, et koos kindla tekstilõiguga peab kehtima ka mõni seos personaliregistriga tuvastamaks arve reaga seotud isik/töötaja ning sellest lähtuvalt tagada eelnimetatud väljade täitmine.
Kui Directosse saabunud e-arve muudetakse ostuarve kirjeks, siis täidetakse ostuarve väljad piltlikult öeldes sarnaselt, nagu kasutaja teeks seda käsitsi. Näiteks, kui käsitsi asetada ostuarvele hankija, siis asetatakse ostuarve reale ka hankija kaardilt LS konto (kui see on hankija kaardil täidetud) ning käibemaksukood jne. Sama juhtub esmalt ka siis, kui Directo moodustab e-arvest ostuarve. Aga seejuures on oluline, et ostuarve rea Sisu kombineeritakse e-arve rea vastavatest väljadest ehk Sisusse koondatakse palju olulist infot, mis on tekstikujul. Kui see osa on tehtud, siis rakendub Hankija automaatika. Hankija automaatika toetub suures osas ostuarve rea väljale Sisu koondunud infost vajaliku otsimisele ning selle järgi tegutsemisele.
Hankija automaatika seadistatakse hankijakohaselt ehk eraldi igale hankijale, kelle e-arvetele soovitakse (või on mõtet) seda rakendada. Reeglite kirjeldamiseks on abiks avada konkreetse hankija poolt saadetud e-arve XML, et näha, millist infot e-arve sisaldab. E-arve XML-i saab vaadata avades Dokumentide transpordi aknast konkreetse kirje ning sealt vajutades nuppu XML. Seadistamine toimub vastava hankija kaardi sakis Automaatika:
Seadistused → Personal → Andmete tüübid. Andmete tüüpide kasutamist personali kontekstis vaata vastavast juhendist. Näiteks kui Vahendite alla on loodud tüüp Mobiiltelefon, siis otsitakse ostuarve rea Sisust, kas selles leidub telefoninumber, mis on mõne isiku personali kaardi saki Vahendid real, mis on tüübiga Mobiiltelefon väljal Kommentaar. Kui leidub, siis selle järgi tuvastatakse isik. Vt. Toimimine.
Väljade Sisaldus, Artikkel, Viitenumber, Kogus, Summa ja Personal kaudu kehtestatakse reeglid ning Konto, KM kood, Objekt, Projekt, Kasutaja, Artikkel, Klient, Sisu, Finantsretsept on need, mis reegli kehtivuse korral rakendatakse.
Hankija automaatika teeb järgmised sammud ja kirjeldatud järjekorras:
1. Esmalt täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Dokumendid.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
Näiteks e-arvest loodud ostuarve Sisu on järgmine:
95 miles; DateTime: 03.01.2018 16:40; Station: Circle K Laagri; Country: EE; Summa: 56.87 Gid:704483382122005476
Reeglid ja personali kaart toimivad skemaatiliselt järgnevalt:
Kui leitakse ostuarve rida, millel kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Dokumendid mõnd Dok.nr, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
2. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Seotud isikud.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Seotud isikud mõnd Nime või Isikukoodi, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
3. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Vahendid.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Vahendid mõnd Kommentaari või inventari, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
4. Seejärel täidetakse need reeglid, mis on seotud ainult teksti, artikli, viitenumbri, koguse ja summa sisalduse otsimisega e-arve rea infost. St. reeglid, kus ükski Personali ja Finantsretsepti rida ei ole kasutusel. Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea Sisu sisaldab mõne eelnimetatud reegli välja Sisaldus sisu? Siinjuures peab reegli väli Sisaldus omama mingit otsitavat teksti.
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtib tingimus ehk ostuarve rea Sisu sisaldab reegli Sisaldust, siis:
Iga järgnev samm EI kirjuta eelnevat tulemust üle, kui vastavat reeglit saab rakendada. Seega on väga oluline teha reeglid mõttestatult ning vältida vastuolulisi reegleid.
Kui luua reeglid, mis kehtivad mingi rea kohta samal hetkel, siis rakendatakse reegleid tabeli järjekorra alusel alustades eespool olevast - kui rida „saab pihta“ mitme reegliga, siis rakendub ainult esimene.
Näide: E-arve real on sõna “BENSIIN 95“
Loome reegli, kus esimesel real on Sisalduseks sõna „BENSIIN 95“ (määrame kontoks 4444) ja teisel real nö üldisema reegli sõna „BENSIIN“ abil (määrame kontoks 5555). Selle tulemusena saavad kõik BENSIIN sisaldusega read kontoks 5555, välja arvatud, kui real sisaldub BENSIIN 95 - see saab kontoks esimesel reeglireal määratud konto 4444.
Kasutades Sisaldus tulbas protsendi märki %, saame otsida „mida iganes“. Tähtis on sellised nn üldised reeglid luua tabeli lõpus, sest vastasel juhul rakenduks need esimesena ja spetsiifilised reeglid „ei jõuaks“ rakenduda. Kui eelneva reeglinäite puhul lisada viimaseks kirjelduse reaks % ja kontoks 3333, siis loodavas ostuarves rakenduks kõigepealt reeglid BENSIIN ja BENSIIN 95 ning edasi kõikidele ülejäänud ridadele (mis ei sisalda BENSIIN ja BENSIIN 95) määrataks kontoks 3333.
Näiteks : IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.
Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, lisateenuste arvet on vaja enne kinnitamist kontrollida. Märkida automaatikale kõik ostuarvel olevad püsiteenuse artiklid. Lisateenuste artiklite asemel kirjutada % märk ning mitte märkida kinnitamist. Märkides ära artikli taha ka summa, kinnitub püsiteenuste ostuarve ainult sel juhul, kui artiklile ja sisule vastab täpselt etteantud summa.
Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. Märkida „koond“ linnuke. Lisateenuste arve lisaridadena.
Ostuarve autoremondifirmalt, kus on alati 10-15 rida ja kõik toimingud on täpselt välja toodud, soovitakse üherealist arvet, kus selgituseks on kirjas „auto remont“. Märkida tuleks sisu lahtrisse „auto remont“ ning linnuke„ koonda“.
Liisingufirma saadab selliseid e-arveid, kus igale kliendile on sama viitenumber ja rea seletus arvetel. Sõidukeid saaks automaatika abil tuvastada vaid lepingu numbri välja abil.
Ostuarvete loomisel:
Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul- e-mailiaadress, kuhu edastatakse teade antud hankijalt e-arve saabumisel. Mõjub EDI e-arvete liidestuste puhul;
Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid-kasutaja kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale
Kasutaja;
Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid-objekti kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale
Objekt;
Tekst artikliväljale, kui sisendokumendi artikkel on puudu- võimalus lisada artikli puudumise olukorra jaoks asendusartikkel, näiteks FAKE vms. Vaikimisi märgitakse sinna (puudub);
Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid- numbriseeria, mis omistatakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi;
Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read- finantskonto, kuhu koondatakse ostuarvel kõik selle hankija e-arve read, ignoreerides e-arvega saadetud ridu ning luues üherealine ostuarve. Näiteks, kui hankija saatis arve, kus oli 5 rida, siis e-arvest loodud Ostuarvele koondatakse (summeritakse) need read üheks ning real on siin määratud konto;
Automaatselt genereeritav dokument e-arve laekumisel- valikud Ostuarve/Sissetulek. Selle seadistusega saab määrata, milline dokument luuakse saabunud e-arvest automaatselt. St. kui antud hankija e-arve saabub registrisse
Dokumentide transport, siis luuakse e-arvest siin määratud dokument automaatselt. See võimaldab mugavalt e-arved dokumentideks muuta, kui hankija saadab alati samaliigilisi dokumente ja ei pea seda tegevust ühe e-arve kaupa käsitsi tegema.