A. McAlpine väidab, et ettevõtte juhtimine on karm tegevus
2. TÖÖANALÜÜS JA PLANEERIMINE
2.1.2. Organisatsiooni tegevust reguleerivad dokumendid dokumendid
Organisatsiooni personalialased dokumendid võimaldavad korrastada ja reguleerida organisatsiooni tegevust. Tööanalüüsi tulemusena koostatakse mitmeid organisatsiooni tegevust regu-leerivaid dokumente, neist olulisemad tööleping, tööraamat, töösisekorraeeskiri ja ametijuhend.
Organisatsiooni tegevus peab olema põhiküsimustes reguleeritud, mis on vajalik organisatsiooni tegevuse ja töösuhete korrastami-seks ning nõutav seadustega. See eeldab teatud valdkondades kohustuslike reeglite fikseerimist ning nendest kinnipidamist.
Organisatsiooni tegevuse reguleerimiseks koostatakse tööanalüüsi tulemusena organisatsiooni ülesehitust, tööjaotust, töökohti ja ametlikke töösuhteid reguleerivad dokumendid. See sunnib juhte organisatsiooni ülesehitust ja toimimist paremini lahti mõtestama ning selle tegevust seadustega kooskõlla viima. Dokumentide kohustuslikkus ja normiline rakendamine organisatsioonides on konkretiseerunud seoses ühinemisega ELiga.
Kuna tööseadustik on Eestis alles kujunemisjärgus, pole seadused alati üheselt mõistetavad. Ka Eesti Tööinspektsiooni regionaalsed allüksused tõlgendavad tööseadustikus esitatud seisukohti seetõttu mõnevõrra erinevalt ning paljude küsimuste lahendamisel puudub kohtupraktika.
Tööanalüüsi käigus koostatakse mitmeid kohustuslikke või soo-vitava iseloomuga personali tegevust reguleerivaid dokumente (Personalijuhtimise käsiraamat 1998–2005):
• tööleping
• tööraamat
• töösisekorraeeskiri
• ametijuhend jt.
Tööleping on töötaja ja tööandja vabatahtlik kokkulepe, mille kohaselt töötaja kohustub tegema tööd ja alluma tööandja juhti-misele. Viimane kohustub maksma töötajale töötasu ja garantee-rima tööseadustiku või lepingutega ettenähtud töötingimused.
Töölepingus määratakse kindlaks tööülesanded, töö iseärasused ja sellest tulenevad nõuded töötajale ja tema kvalifikatsioonile.
Töölepingu seaduse järgi tuleb töölepingus fikseerida tööüles-anded, töö keerukuse aste, ametikoht (piirkond), tööaeg, vahetu-sega ja sesoonse töö rakendamine ning töötasustamivahetu-sega seotud küsimused. Töölepingus fikseeritakse mõnikord ka selle kehtivus-aeg. Määratud ajaks (ajutiselt) võib sõlmida töölepingu vaid konkreetse töö tegemiseks, ajutiselt äraoleva töötaja asendamiseks või tööde mahu ajutisel suurenemisel (Töölepingu seadus 1992).
Töölepingu võib sõlmida kuni neljakuulise katseajaga, mille jook-sul tööandja saab kontrollida töötaja võimeid, tema tervise sobilikkust konkreetsele ametikohale, suhtlemisalast sobivust ja kutseoskusi. Töölepingu lõpetamine on võimalik poolte kokku-leppel, tähtaja möödumisel või pooltest sõltumatutel asjaoludel.
Olenevalt olukorrast ja töötaja tööstaažist peab tööandja teatama töölepingu lõpetamisest 2 nädalat kuni 4 kuud ette ning maksma töötajale organisatsiooni likvideerimise, pankrotistumise või töö-tajate koondamise korral vallandamishüvitist.
Töölepingu sõlmimisega võtab tööandja endale töövõtja ees suure vastutuse ja on kohustatud tagama talle konkreetsed garantiid tööhõive, tasu jm osas. Praegu käib Eestis diskussioon selle üle, kas need garantiid peaksid olema suuremad või tööandjale tuleks anda tegutsemiseks vabamad käed. Ainuõigeid vastuseid pole ning arvestada tuleb kogu probleemide kompleksiga.
Näiteks töötajate koondamispiirangud suurendavad Tarmo Kriisi arvates töötajate selektiivsust ning nn riskigruppi kuuluvaid isi-kuid (sh töötuid) ei võeta enam nii kergelt tööle, mis suurendab omakorda tööpuudust. Väiksemad koondamiskulud suurendavad
ka madalama konkurentsivõimega isikute töösaamise võimalusi.
Praegune töö- ja maksuseadustik ei soodusta ka töölepingute sõlmimist. Üha enam tööandjaid ja -võtjaid on huvitatud töö-lepingute ümbervormistamisest nn FIE töö-lepinguteks, millele ei laiene tööseadustest tulenevad garantiid ega tööjõu maksustamise põhimõtted. Kui riik ei liberaliseeri tööseadustikku ega vähenda tööjõu maksukoormust, siis võib lähiaastatel prognoosida FIEde arvu kasvu 100 tuhandeni, mis toob omakorda kaasa maksude laekumise vähenemise. (Kriis 2005)
Tööraamat on töölepingu alusel töötamist tõendav ja töötajale kuuluv põhidokument. Tööraamatut peab tööandja, fikseerides seal töölepingu alusel töötamise aja ning muu tööalase informat-siooni vastavalt töölepingu seadusele või töötaja soovidele. Käes-olevaks ajaks on tööraamat kaotanud aga oma õigusliku tähenduse pensioniõigusliku tööstaaži arvestamisel. Seetõttu on levinud väärarusaam, et tööraamatu kasutamine pole enam vajalik.
Tööraamatust on sisuliselt kasu mõlemale poolele. Tööandja saab tööraamatust täiendavat infot töötaja senise tegevuse kohta, samuti võimaldab see lõpetada korrektselt töölepingu, sest töötaja on huvitatud tööraamatu enda valduse tagasisaamisest. Töövõtjale annab tööraamat aga suurema turvatunde tööstaaži tõendatuse kohta.
Kuigi ELiga ühinemisel kehtestatakse uus töölepingu seadus, mis kaotab Eestis tööraamatud, on nimetatud dokumendid oluliseks infoallikaks pensioniõigusliku tööstaaži arvestamisel kuni 1999.
aastani. Seega jääb tööraamat oluliseks infoallikaks ka tulevikus, seni kuni on juurutatud uued meetodid tööstaaži arvutamiseks, näiteks üleriigilise andmebaasi alusel (Lääne 2004). Kuid ka sel juhul jääb tööraamat ilmselt siiski üheks dokumendiks, mille abil on võimalik lahendada näiteks (kohtu)vaidlusi tööstaaži osas.
Töösisekorraeeskiri on dokument, mis reguleerib organisatsioo-nisiseseid töösuhteid ning sätestab käitumisreeglid ja kohustused organisatsiooni igapäevatöö häireteta korraldamiseks. Nimetatud dokument tuleb koostada organisatsioonides, kus on vähemalt viis töötajat.
Töösisekorraeeskirja esmasel koostamisel ettevõttes (asutuses) tuleb selle projekti eelnevalt tutvustada töötajatele ning esitada see kahes eksemplaris tööinspektorile kinnitamiseks. Töösise-korraeeskirja muutmine eeldab samalaadsete protseduuride läbi-mist, nagu on nõutavad selle kehtestamisel.
Töösisekorraeeskirjas fikseeritakse tööaja, töötingimuste, tööta-sustamise, ametialaste lähetuste, töökaitse jm põhinõuded ning töökorralduste (-ülesannete) andmise ja täitmise kord. Praktikas reguleeritakse selles sageli ka muid tööprotsessi osi, näiteks autode ja telefonide kasutamist, tööruumidesse pääsu ja sealt lahkumist. Eeskirjad peavad olema igale töötajale kättesaadavad ja neid tuleb tutvustada töötaja töölevõtmisel ja töötamise ajal ning selle kohta on soovitav võtta töötajalt allkiri.
Tööülesannete täitmisega seonduv on organisatsioonis problee-mide ja konfliktide üheks põhiallikaks. Selle vältimiseks tuleb mõlematel pooltel tööülesannete täitmise tingimustes kokku lep-pida ja töösuhteid reguleerida. Olulise osa sellest moodustavad töödistsipliiniga seonduvad küsimused, mida reguleeritakse töö- ja tsiviilseadustikega, organisatsioonis kehtestatud eeskirjade ja töölepinguga.
Töödistsipliini rikkumisi peab ühelt poolt ennetama ja teiselt poolt välja töötama regulatsioonid töödistsipliini rikkumiste tagajärge-dele reageerimiseks. Oluline on eristada uudse tegevuse ning hoolimatusega kaasnevaid vigu. Kui esimesel juhul peavad juhid olema pigem toetavad, siis teisel juhul tuleks kasutada juba karistusmehhanisme.
Paljud eksimused pole tingitud mitte töötajate pahatahtlikkusest, vaid nende teadmatusest, mistõttu tööle esitatavad nõuded peavad olema selgelt esitatud. Eksimuste korral oleks vaja aga kohe reageerida ning kindlaks teha põhjused. Ka töötajale tuleb anda võimalus eksimuse selgitamiseks, siis saaks mõista paremini töökorralduse eripära ning täiustada organisatsioonisisest regulat-siooni ja juhtimist. Töötaja peab oma eksimusest aru saama ja tunnetama juhtkonna toetust vigade vältimiseks tulevikus.
Kui töötaja eksib töödistsipliininõuete vastu tahtlikult ja kordu-valt, on vaja töötajat karistada. Oluline töödistsipliini rikkumine tuleks fikseerida kirjalikult ühe kuu jooksul ning selle eest võib määrata karistuse kuni kuue kuu jooksul alates rikkumise päevast.
Karistuse liikidena on levinud noomitus, trahv ja töölt vallanda-mine. Eelnevalt peab olema aga teo süülisus tõestatud ja töötajale teatavaks tehtud. Selleks võetakse töötajalt ka seletuskiri, millest keeldumise korral peab selle koostama tööandja (juht) koos tunnistajatega. Materiaalse vastutuse lepinguga seotud töötajad hüvitavad tekkinud puudujäägi eespoolnimetatud lepingus ette-nähtud korras ja mahus.
2.1.3. Ametijuhend
Ametijuhend on personali juhtimise põhidokument, mis koos-tatakse tööanalüüsi käigus ning mis on aluseks personali planeerimisel, kujundamisel, hindamisel, tasustamisel, koolita-misel ja arendakoolita-misel.
Ametijuhend on personali juhtimise üks põhidokumentidest, mis reguleerib töö iseärasusi ja selleks vajalikke kvalifikatsiooni-nõudeid niisugustel ametikohtadel, kus seda pole muude õigusak-tidega reguleeritud. Ametijuhend koosneb kahest poolest – töö-kirjeldusest ja ametinõuetest. Esimeses esitatakse töötingimuste ning töötaja tööülesannete, õiguste ja vastutuse nõuded, teises aga töötaja kvalifikatsiooni nõuded (joonis 2.2).
Eestis kasutatakse töökirjelduse ja ametinõuete sünonüümidena mitmeid termineid. Näiteks Personalitöö Arendamise Ühing kasu-tab terminit ametikirjeldus või ametijuhend. Avalikus teenistuses kasutatakse ametijuhendi mõistet, mida käsitletakse töökorraldus-dokumendina, mis aitab juhil oma alluvate tööd täpsemini kor-raldada ja selle tulemust mõõta ning alluval oma ülesannetest selgemini aru saada.
Vastutus Ülesanded
Tööanalüüs Ametijuhend
Teadmised Oskused Kogemused
Õigused
Töökirjeldus
Ametinõuded
Joonis 2.2. Ametijuhendi koostisosad.
Ametinõuded ehk ametiprofiil (job specification) sisaldavad nõudmisi töötajatele edukaks töötamiseks konkreetsel ametikohal.
Töötajatelt nõutakse konkreetseid teadmisi, oskusi, võimeid ja isiksuseomadusi mingil ametikohal töötamiseks. Ametinõuetes esitatakse kandidaatidele konkreetsed nõuded, millega saab mõõta nende sobivust pakutavale ametikohale.
Ametinõuete peamised koostiselemendid Kvalifikatsioon ja senised töötulemused
1. Tunnistused – diplom, kutse, kraad, luba, litsents.
2. Teadmised – üldiste, erialaste jm teadmiste tase.
3. Oskused – tehniliste oskuste, keelte jm oskuste tase.
4. Vaimsed võimed – sh töötaja vaimne potentsiaal, mõtlemis-võime, loogika, IQ.
5. Füüsilised võimed – sh füüsiline võimekus, psühhomotoorsus.
6. Töökogemused ja tööstaaž – tööstaaž analoogses või samas organisatsioonis ja ametikohal.
7. Töötulemused – senised töötulemused ja saavutused.
Isiksuseomadused
1. Kognitiivsed omadused – taju, tähelepanu, mälu, temperament.
2. Tahtejõulisus – töötahe, visadus ja sihikindlus.
3. Kohanemisvõime – stressitaluvus, emotsionaalne stabiilsus.
4. Usalduslikkus – ausus, usaldusväärsus ja lojaalsus.
5. Loomingulisus – loov töösse suhtumine ja ideederohkus.
6. Suhtlemisoskus – tolerantsus, empaatia jt.
Töökirjeldus (job description) sisaldab konkreetse ametikoha ja töötingimuste kirjeldust ning sellel ametikohal töötavale isikule esitatavaid tööülesandeid, õigusi ja kohustusi (vastutust). Töökir-jeldus annab ametikohast esmase pildi ning vastuse küsimusele:
mida, kus ja kuidas tehakse. Töökirjelduses fikseeritakse ka ame-tikohtade omavahelised seosed ja asendamistega seotud küsimused.
Töökirjelduse peamised koostiselemendid Ametikoha nimetus, asukoht ja eesmärk
Töötingimused, sh eritingimused Tööülesanded
• Tööülesanded, sh ühekordsed ülesanded
• Iseseisvad ja kooskõlastatavad ülesanded Töötaja kohustused, vastutus ja õigused
Võimkond ja võimupiirid (pädevus), sh alluvus ja alluvad Seotus teiste ametitega
• Töötaja asendab
• Töötajat asendab
Töö hindamine ja sanktsioonid
• Standarditele vastav ja mittevastav töö
• Sanktsioonid tööülesannete mittetäitmise eest.
Sarnastele ametikohtadele koostatakse sageli üks tüüpameti-juhend, mida kasutatakse nendel ametikohtadel töötavate isikute töö korraldamisel. Et töö spetsiifika ning seadustikust tulenevad nõuded muutuvad pidevalt, on vaja ametijuhendeid regulaarselt
täiendada ja uute nõuetega kooskõlla viia. Kui ametijuhend on töölepingu lisa, saab seda teha vaid töötaja nõusolekul ning kooskõlas töölepingu seadusega.
Ametijuhend peab olema osapooltega läbi arutatud ning see vor-mistatakse kahes eksemplaris, mille allkirjastavad nii töötaja kui tööandja ning kumbki saab endale ühe eksemplari. Töötaja allkiri tõendab, et ta on tööülesannete ja muude tööga seonduvate asja-oludega tutvunud. (Personalijuhtimise käsiraamat 2003: 3.3.1) Asjakohased ametijuhendid võimaldavad juhtidel selgemalt pii-ritleda vakantsetele ametikohtadele kandideerivatele isikutele esitatavaid nõudeid ning töötajatele esitatavaid tööülesandeid ja kohustusi. Viimaste alusel töötatakse välja töötajate hindamise näitajad ja töötasustamissüsteemid. Ametijuhend on hädavajalik suurtes ja keskmistes organisatsioonides, mille töökorraldus eel-dab täpsemat reguleerimist. Nende dokumentide vajadus sõltub ka ettevõtte tegevusvaldkonnast. Kui tootmisettevõttes on ameti-juhend hädavajalik, siis infotehnoloogiaettevõttes võib see hakata arengut pidurdama.
Näiteks Helmes juht Jaan Pillesaar väidab, et nemad on loobunud klassikalisest ärimudelist ja juhtimistõdede rakendamisest ning nende organisatsioon on hajus ja piirideta võrgustik. Nad ei pea vajalikuks ka töökirjeldusi ega määratle tööaega, neil puuduvad plaanid ja strateegia. Negatiivne suhtumine organisatsiooni tege-vuse korrastatusesse ja regulatsiooni on omane nn uue majanduse ettevõtetes. (Leimann et al 2003: 14–17) Kuigi tagasilöögid äri-tegevuses on ka uue majanduse ettevõtteid sundinud pöörama tähelepanu organisatsiooni ja personali juhtimise korrastamisele, säilib neis kindlasti oma eripära ning töökorraldus ei vaja sama-võrd reguleerimist nagu tootmis- ja teenindusettevõtetes.
Ametijuhenditesse (töökirjeldusse) ei tohi suhtuda aga nagu büro-kraatlikesse dokumentidesse, mille järgimine pidurdab ettevõtte arengut ja vähendab töötajate loovust. Nimetatud dokumendid peavad olema sellise üldistusastmega ja sedavõrd tegevusi regu-leerima, mis on otstarbekas just antud ettevõttele. Neid tuleb
pidevalt ajakohastada ning keskmiselt üks kord aastas läbi vaadata ja vajadusel täiustada. Tööanalüüs ja selle alusel välja töötatud organisatsiooni põhidokumendid loovad soodsad alused personali planeerimiseks ning personali juhtimise teiste põhifunktsioonide realiseerimiseks.
2.2. Personali planeerimine ja tööjõu liikumine 2.2.1. Personali planeerimine ja nõudmise-pakkumise
tasakaalustamine
Personali planeerimine (personnel planning) on protsess, mille käigus määratakse organisatsioonis kindlaks töötajate vajadus nende kvalifikatsiooni ja struktuuri lõikes ning koosta-takse vastavad plaanid. Selle käigus prognoosikoosta-takse ka tööjõu liikumist ning töötatakse välja meetmed tööjõu nõudluse ja pakkumise tasakaalustamiseks.
Planeerimine ehk kavandamine seisneb organisatsiooni ja tema liikmete eesmärkide ning nende saavutamise teede ja abinõude kindlaksmääramises (Üksvärav 2004: 62). Personali planeerimine on protsess, mille käigus identifitseeritakse organisatsiooni prae-gused ja tulevased nõuded inimressursile ning nende nõuete aren-damise ja realiseerimise plaanid, samuti kontroll nimetatud tege-vuse tõhususe üle.
Tänapäeval ei tegele planeerimisega enam üksnes organisatsiooni juhtkond, vaid nimetatud protsessi kaasatakse põhipersonal. Plaan muutub siis elujõuliseks ja realiseeritavaks, kui seda mõistvad ja võtavad omaks isikud, kes selle ellu peavad viima (Belasco, Stayer 2001: 63–64).
Sageli tulevad uued elujõulised ideed just töötajatelt, milleks juhid loovad aga vastavad tingimused, julgustamaks oma alluvaid neid välja pakkuma. Juhtide üheks põhiülesandeks on soodsate tingimuste loomine edu saavutamiseks tulevikus.
Personali planeerimise käigus töötatakse välja personali kujunda-mise, arendamise ja rakendamise plaanid järgmistes peamistes valdkondades (Beardwell et al 2004: 168–170):
• töö korraldamine (working patterns)
• organisatsiooni kujundamine ja arendamine (organisation structure and development)
• värbamine ja valik (recruitment and selection)
• tööjõu paindlikustamine (workforce diversity)
• rahaline ja mitterahaline hüvitamine (pay and reward)
• töösoorituse juhtimine (performance management)
• tööjõu kinnistamine (retention)
• koolitus ja arendamine (training and development)
• ametisuhete kujundamine (employment relations)
• töötajate vabastamine (release).
Personali planeerimisel koostatakse konkreetseid personali hõive-, kohandamis-, karjääri- jm plaane, mille käigus määratakse kind-laks nõutavas kvalifikatsioonis ja struktuuris töötajate vajadus ja nende arendamise võimalused. Olulised on ka mitmesugused töö-tajate koolituse ja väljaõppe plaanid, milles määratakse esmalt kindlaks need valdkonnad, kus töötajate teadmisi ja oskusi on vaja täiendada ning valitakse siis sobivad koolitajad ja õppevormid.
Plaanides fikseeritakse põhitegevused, mida konkreetsetel juhtu-del tuleb teha. Näiteks uute töötajate kohandamise plaanis on fikseeritud etapiti tegevused, mida uue töötaja töölevõtmisel tuleb läbida. Neist olulisemad on järgmised:
• palkamisega seonduvate dokumentide vormistamine
• juhendaja (patrooni, mentori) määramine ja tema tegevuse pii-ritlemine
• organisatsiooni ülesehituse ja töökorralduse tutvustamine,
• allüksuse ja ametikoha tutvustamine
• töökaaslaste tutvustamine, sh erikohtumised lähemate töökaas-lastega
• partnerite tutvustamine
• proovitöö andmine.
Uute töötajate kohandamiseks kasutatakse sageli mentoreid, kes võimaldavad tagada nende kiire ja tõhusa rakendumise organisat-sioonis. Mentorid vähendavad ka uute töötajate kohandumisstressi ja vahetu juhi koormust nendega tegelemisel. Plaanipärane kohan-damine aitab parandada ka uute töötajate sulandumist organisat-siooni ja vähendada nende tehtavaid vigu. Plaan võimaldab väl-tida ka juhtimisvigu, mis tekivad näiteks seetõttu, et juht loodab uue töötajaga seonduva küsimuse lahendamisel kellegi teise peale.
Planeerimine eeldab esmalt info kogumist, töötlemist ja analüüsi.
Personali planeerimisele lähenetakse kvantitatiivselt või kvalita-tiivselt (quantitative and qualitative approaches) ning selleks kasutatavad meetodid võib jagada kahte rühma (Fisher et al 1999:
110–114):
• matemaatilised meetodid (mathematical methods)
• hinnangulised meetodid (judgemental methods).
Personali planeerimise kvantitatiivne lähenemine põhineb statistilis-matemaatilistel meetoditel ning see on rakendatav suurte orga-nisatsioonide personalivajaduse prognoosimisel. Tänapäeva info-tehnoloogia võimaldab prognoosimisel tugineda suurtele andme-baasidele ja rakendada ökonomeetrilist modelleerimist, mille raames kasutatakse regressioonanalüüsi jt meetodeid. Statistilis-matemaa-tiliste meetodite rakendamisel tuginetakse eelnevate perioodide andmetele, mille põhjal tehakse tulevikuprognoose. (Stone 1998:
52–55)
Regressioonanalüüsi tehakse olukorras, mil mitmesuguste näita-jate (käive, toodangu maht jne) ning töötanäita-jate arvu vahel on tugev korrelatiivne seos. Viimane võimaldab määrata personalivajaduse sõltuvalt konkreetsetest näitajatest ning prognoosida töötajate arvulist vajadust olenevalt teatud tegurite muutustest. Näiteks kui ettevõttes planeeritakse käibe kasvu kolmandiku võrra, siis arvu-tatakse vajalik töötajate arv senise käibe ja töötajate arvu seose põhjal.
Kvalitatiivse lähenemise korral kasutatakse tuleviku prognoosimi-seks eksperthinnanguid. Prognoosimisel rakendatakse arvamus-meetodeid, millest levinumad on nn juhtide tagasivaate prog-noosid (top-down forecasting), töötajate gruppide hinnangud (bottom-up, unit forecasting) ja Delphi meetod (Delphi technique) (Fisher et al 1999: 110–112). Grupi hinnangu saamiseks kohtuvad grupiliikmed üksteisega ja prognoosivad personalivajadust ühiselt grupidiskussiooni käigus.
Delphi meetod põhineb anonüümsetel eksperdihinnangutel, mil iga ekspertkomisjoni liige teeb esmalt personalivajaduse prognoo-si iseseisvalt. Seejärel tehakse kokkuvõtted ja neid tutvustatakse ekspertidele, kes siis oma hinnanguid vajaduse korral korrigeeri-vad. Protsess jätkub niikaua, kuni personalivajaduse hindamisel saavutatakse üksmeel.
Sagedamini rakendatakse nn nominaalse grupi meetodit, mil pärast esmast iseseisvat ideede genereerimise vooru järgnevad juba gru-piliikmete vahetud kohtumised. Eksperdihinnanguid kasutatakse personali planeerimisel üha sagedamini, sest need on lihtsamad, tõesemad ja kiiremad ega nõua keerulist matemaatilist töötlust ja analüüsi.
Personali planeerimine on protsess, mis koosneb järgmistest etap-pidest:
• organisatsiooni sise- ja väliskeskkonna uurimine
• personalivajaduse prognoosimine
• personali plaanide koostamine.
Keskkonna uurimise käigus koostatakse ettevõtete äriplaanid, milles kavandatakse töötajate koguseline ja struktuuriline vajadus tulevikus. Keskkonna uurimine võimaldab välja selgitada organi-satsioonivälised tegurid ning prognoosida nende mõju äritegevu-sele ja personali kujundamiäritegevu-sele.
Personalivajaduse prognoosimine koosneb töötajate vajaduse lühiajalisest (kuni 1 aasta), keskmisest ja pikaajalisest (üle 5 aasta) prognoosidest. Tänapäeval on muutused sedavõrd kiired, et
perso-nalivajaduse prognooside tegemine on muutunud väga keerukaks.
Samas on säilinud vajadus personaliprognooside järele. Mida suu-remad organisatsioonid, seda pikemaid prognoose tuleks teha.
Pikaajalisi personalivajaduse prognoose on vaja teha eelkõige riigiasutuste ja suurettevõtete jaoks.
Personaliplaanides fikseeritakse personali nõudmise-pakkumise tasakaalustamise peamised teed. Töötajate tööle võtmine ja töölt vabastamine on sihipäraselt teostatav, kui seda planeeritakse ette ning seostatakse personali värbamise, valiku ja lahkumise prog-rammidega. Organisatsioonid, kes sellega ei tegele, võivad põrku-da personali kujunpõrku-damise keerukate probleemidega, tehes seal-hulgas suuri kulutusi näiteks personali koondamistele.
Tööjõuvajadust on tarvis prognoosida ka riiklikul tasandil, tehes seda peamiste professioonide kaupa riigis tervikuna. See võimal-dab teha põhjendatud riiklikke koolitustellimusi ning suunata haridussfääri arengut vastavalt ühiskonna vajadustele.
Usaldusväärsed tööjõuvajaduse prognoosid võimaldavad tasa-kaalustada paremini tööturgu ning teha sihipärasemaid kulutusi haridussfääris. Riikliku koolitustellimuse esitamisel ei tohi läh-tuda õppeasutuste soovidest, vaid prognoositavast ametikohtade struktuurist ja erisuguse kvalifikatsiooniga töötajate vajadusest ühiskonnas.
Personali nõudmise ja pakkumise prognoosimine ning tasakaa-lustamine eeldab personalivajaduse ja allikate kindlaksmääramist erinevate võtetega (joonis 2.3). Personalivajadus sõltub organi-satsiooni tegevusest ja seal asetleidvatest muudatustest, mis on konkurentsi tugevnemise tõttu muutunud märksa intensiivsemaks ja ulatuslikumaks kui kümmekond aastat tagasi. Seepärast on vähenenud ka prognooside usaldusväärsus ning personali nõud-mise ja pakkunõud-mise ühildanõud-miseks tuleb kasutada üha rohkem mitmesuguseid alternatiivseid võtteid.
Personali nõudmise ja pakkumise tasakaalustamine
• organisatsiooni äriplaan
• ametikohtade struktuur
• töötajate professionaalne ja hariduslik struktuur
• personali sisemised allikad
• personali välimised allikad
• tööturu prognoos Personali nõudmise
prognoos
Personali pakkumise prognoos
• personali arendamise ja koolitamise programmid
• tähtajalised töölepingud
• lühendatud tööaeg ja ületunnitöö
• töötajate ümberpaigutamine ja edutamine
• uute töötajate värbamine ja valik
• töölt vallandamine, koondamine jt.
Joonis 2.3. Personali nõudmise ja pakkumise tasakaalustamine.
Näiteks tööstusettevõtte toodete arendamisel ja toodangu koguste planeerimisel võetakse aluseks turuprognoosid ning vastavalt sel-lele kujundatakse ka konkreetsete toodete tootmismahud. Võttes aluseks tootmise iseärasused, tehnilise taseme ja tööviljakuse, määratakse kindlaks töötajate vajadus professioonide, hariduse ja kvalifikatsiooni kaupa ning kavandatakse nimetatud nõuetele vas-tava tööjõu saamise allikad.
Et prognoosi koostamise lähteinfo võib sisaldada olulisi vigu, pole personaliprognoos eriti usaldusväärne. Samas võimaldab see paremini kavandada konkreetseid tegevusi, näiteks kindlaks määrata personalivajaduse rahuldamise organisatsioonisisesed ja -välised allikad ning personali reserv. Personali reserv võib olla väga erinev ning sõltub töötajate arendamisest, koolitamisest ja edutamise iseärasustest – see võib ületada organisatsiooni vajadu-si või osutuda ebapiisavaks. Viimasel juhul pöördutakse
organi-satsiooniväliste tööjõuallikate poole. Uutele ametikohtadele esita-tavate nõuete ja olemasolevate töötajate ebapiisava pädevuse korral on võimalik asuda ette valmistama vajalikku personali.
Ettemääramatuse suurenemise oludes on hakatud rohkem tähele-panu pöörama erinevate stsenaariumide (scenario planning) välja-töötamisele, mis on korrektuuride tegemise aluseks olukordade kujunemisel ühes või teises suunas. Planeerimisel tuginetakse töö-jõu voolavuse ning töötöö-jõu nõudmise ja pakkumise prognoosidele ning neljale peamisele plaanile (Beardwell et al 2004: 175–178):
• tööjõu ressursiplaanid (resourcing plan)
• tööjõu kinnistamise plaanid (retention plan)
• töötajate arvu vähendamise plaanid (downsizing plan)
• töö paindlikkuse suurendamise plaanid (flexibility plan).
Ressursiplaani tegemisel võetakse aluseks personali värbamise plaanid, kus peale värvatavate arvu ja struktuuri pööratakse üha enam tähelepanu ka värbamise protsessile (värbamise allikatele, tehnikatele, vahenditele). Parimate töötajate saamiseks peavad organisatsioonid pakkuma uutele töötajatele ahvatlevaid hüvesid.
Näiteks Suurbritannia organisatsioonid esitavad uutele töötajatele nn kuldseid pakkumisi (golden hellos) mitmesuguste finantsergu-tuste näol (Beardwell et al 2004: 175).
Tööjõu kinnistamise plaanides keskendutakse töötajate kinni-hoidmisele organisatsioonis. Selleks töötatakse välja põhiper-sonali kinnistamise plaanid, kus oluline koht on erinevate tasude süsteemil ning töötajate koolitamisel, arendamisel ja karjääril.
Lisaks sellele parandatakse juhtimist ning töötingimusi ja muid tööga seonduvaid aspekte, mis muudab töö meeldivaks.
Töö pakkumise vähenemise korral rakendavad organisatsioonid mitmesuguseid töötajate arvu vähendamise võtteid ja suuren-davad töö paindlikkust. Oluline on ka ettevõtte funktsionaalne paindlikkus, st kui kiiresti suudetakse tootmist ümber korraldada, ettevõttesisest töökorraldust ja tööorganisatsiooni muuta, näiteks töötajaid roteerida (Eamets 2003: 184). Kõigele vaatamata tuleb töötajaid ka vallandada, sh koondada, mida käsitleme lähemalt alapeatükis 2.2.2.
Personalipoliitika üheks eesmärgiks on motiveerida häid töötajaid ja tagada neile sobilikud töötingimused. See eeldab ka ettevõtte elutsükli kõigi faaside, sh tõusude ja languste edukat üleelamist ning nende perioodidega kaasneva personali üle- või puudu-jäägiga seotud küsimuste tasakaalustatud lahendamist.
Selleks soovitatakse kasutada ka mitmesuguseid alternatiivseid võtteid, sh personali mittetäielikku komplekteerimist, loomulikku väljalangemist, tähtajalisi töölepinguid, mittetäielikku tööaega, pensioniootele saatmist (early retirement), ületunnitööd, ajutisi töötajaid, allhanget ja töötajate rentimist (punkt 3.2.1 ja joonis 2.4). Ettevõtted on hakanud sagedamini rakendama ka töötajate ametialast ja regionaalset ümberpaigutamist (redeployment), töö-tajate koondamist olenevalt töölepingute pikkusest ja mitmesugu-seid ajalisi meetodeid. (Fisher et al 1999: 258–259)
Personali rakendamise ajaliste meetodite kasutamine võimaldab vähendada vajadust personali järele töötajaid vallandamata. Levi-numateks meetoditeks on töötajate puhkuste ümberkujundamine, ületundide ja normtööajaga manööverdamine, kogu ettevõtte üle-viimine lühendatud tööajale ja mitmesuguste tööajarežiimide
Personali rakendamise ajaliste meetodite kasutamine võimaldab vähendada vajadust personali järele töötajaid vallandamata. Levi-numateks meetoditeks on töötajate puhkuste ümberkujundamine, ületundide ja normtööajaga manööverdamine, kogu ettevõtte üle-viimine lühendatud tööajale ja mitmesuguste tööajarežiimide