Kuidas oma lepinguid efektiivselt üle vaadata ja kinnitada?
Lepingu elutsükli halduse (CLM) kolmas samm, mis eelneb allkirjastamisele, on lepingu üle vaatamine ja kinnitamine. Lepingud defineerivad osapoolte vahelised kokkulepped ning määravad ära kohustused ja vastutused. Seetõttu on oluline, et lepingud oleksid enne nende sõlmimist hoolikalt üle vaadatud ja vastutavate osapoolte poolt kinnitatud. Nii saab olla kindel, et lepingud peegeldavad täpselt kokkulepitud tingimusi, nagu näiteks hind ja maksetingimused ning vastavad muudele seaduslikele nõuetele.
Lepingu ülevaatamise ja kinnitamisega vähendatakse erimeelsuste ja kohtuvaidluste riski. See aitab tulevikus vältida ka lepingurikkumisi, tähtaegade ületamist ja muid probleeme, mis võivad tekkida halvasti kokku kirjutatud või ebaselgete lepingute sõlmimisel.
Näpunäited efektiivseks lepingu ülevaatamise protsessiks
📌 Rollid ja vastutajad
Oluline on määratleda rollid ja vastutused lepingute ülevaatamisel ja kinnitamisel. Esmatähtis on määralteda lepingu ülevaatamise ja kinnitamise eest vastutavad isikud ning vajadusel ka isikud, kes annavad õiguslikku nõu. Kui lepingud on standardsed, võib õigusalase nõu andmist vaja minna ainult lepingupõhja ette valmistamisel. Edaspidi saab kooskõlastatud lepingupõhja üles laadida näiteks Agrello keskkonda ja seda korduvalt kasutada.
📝 Kindel protsess
Pange paika protsess lepingute ülevaatamiseks ja kinnitamiseks ning tehke kindlaks, et kõik osapooled on selle protsessi ning oma vastutusaladega kursis. Kindlaks tuleks määrata sammud, See hõlmab sammude määratlemist ning iga sammu lõpetamiseks mõeldud ajakava kehtestamist. Samuti on oluline luua selge protsess lepingu muudatuste dokumenteerimiseks ja jälgimiseks.
📢 Efektiivsed suhtluskanalid
Tõhus suhtlus on oluline läbi terve lepingu elutsükli halduse, sealhulgas ülevaatamise ja heakskiitmise faasis. Selle alla kuulub kõikide lepinguga seotud osapoolte teavitamine ülevaatamise protsessist ja tähtaegadest. Samuti on oluline paika panna suhtluskanalid küsimuste või murede lahendamiseks, mis võivad ülevaatamise käigus tekkida. Selleks, et info sisestamiseks ei peaks dokumenti korduvalt edasi-tagasi saatma, võimaldab Agrello oma keskkonnas lepingus ette nähtud väljade täitmist otse lepingupõhjale. Lepingu looja saab määrata väljad täitmiseks ka vastaspoolele ning enne kõikide nõutud väljade täitmist ei ole võimalik dokumenti allkirjastada.
💻 Protsessi optimeerimine tehnoloogia abil
Kasutage tehnoloogiat lepingu ülevaatamise protsessi optimeerimiseks. Lepinguhalduse tarkvarade abil saab protsessi kiirendada läbi automatiseeritud töövoogude, integreeritud digitaalse allkirjastamise lahenduse ja muude tööriistade, mis aitavad vähendada vigu ja tõsta efektiivsust. Kasutades Agrellot toimub kogu protsess ühes keskkonnas, mis võimaldab dokumendi staatusel pidevalt silma peal hoida läbi ettevalmistamise ja allkirjastamise teekonna ning vältida selle ununemist kellegi postkasti põhja.
Kokkuvõte
Lepingute ülevaatamise ja heakskiitmise etapp on CLM protsessi oluline osa, mis tagab lepingute täpsuse, terviklikkuse ja õigusliku siduvuse. Rollide ja vastutuste määratlemise, standardsete protseduuride rakendamise, regulatsioonide järgimise, tõhusa suhtluse loomise ja tehnoloogia kasutamise abil saavad organisatsioonid tagada, et lepingud oleksid korralikult üle vaatatud ja heaks kiidetud. Läbi efektiivse lepinguhalduse saab ettevõte vähendada vaidluste riske ja tagada, et lepingud vastavad kõigi osapoolte vajadustele.