Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine
Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.
Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Selgitustaotlus“, „Märgukiri“ või „Teabenõue“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.