Skandinaavias ja mitmel pool mujalgi Euroopas on juba peaaegu täielikult üle mindud e-arvetele, mis on XML-vormingus masinloetavad dokumendid ja mis liiguvad tarkvarasüsteemide vahel automaatselt. Esitan viis põhjust, miks peaksid ka eestlased PDF-arvetest e-arvete kasuks loobuma,
1. E-arvete kasutamine annab ajavõidu
PDF-arved liiguvad küll digikujul, ent raamatupidaja peab arveread käsitsi majandustarkvarasse sisestama – seevastu e-arved liiguvad otse süsteemi ning nende tasumine toimub vaid mõne nupuvajutusega, kasvõi nutitelefonis. Digiarhiivist on kõik arved kiiresti leitavad, seega jääb ära nende otsimine kaustikutest ja digikaustadest.
2. Maksetähtaegu on võimalik lühendada
Kui e-arved muutuksid Eestis valdavaks, siis oleks arvete liikumine partnerite vahel kiirem ja see annaks võimaluse maksetäheaegu lühemaks muuta ning tarneahelat kiirendada. Kasvab ka likviidsus – ehk majanduses on rohkem vaba raha. On hinnatud, et EL-is on 500 miljardit käibevahendeid pidevalt „kinni“, kuna raha seisab pikkade kinnitusprotsesside taga, mille tingib manuaalne töö.
3. Töötajad saavad tegeleda sisulisemate tegevustega
94%-s Eesti ettevõtetes töötab vähem kui kümme inimest. Sageli tegeleb arvetega ettevõtte juht isiklikult ja see võtab väga suure osa tema tööajast. Automatiseeritud e-arvete kasutamine jätab juhile ja ka teistele töötajatele oluliselt rohkem aega tegeleda sisulisemate teemadega ning kasvatada ettevõtet.
4. Rohkem andmeid finantsanalüüsiks
E-arveid kasutades on sul kõik andmed ühes kohas ja see võimaldab sul täpsemini rahavooge ennustada. Nii on sul oma ettevõtte käekäigust parem ülevaade ning seeläbi saad teha firma jaoks targemaid otsuseid.
5. Eesti kui digiriigi maine kannatab
Iga aasta kevadel saabub Brüsselist statistika Euroopa Liidu riikide digiarengu osas ja Eesti püsib juba aastaid selles esikümne lõpus. Üks olulistest põhjustest on ettevõtete vähene digitaliseeritus, millest suur osa on ka e-arvete vähene kasutus. Põhjamaades on e-arved juba aastaid kõige levinum arvete edastamise viis.