tegevusaruanne 2001
Tallinna Linnaarhiivi 2001. aasta tegevusaruanne
Sissejuhatuseks
Alljärgnev Tallinna Linnaarhiivi 2001. aasta tegevuse kokkuvõte on ühtlasi seletuskiri tabelina esitatud koondaruande juurde, mis näitab arhiivi läinud aasta töötulemusi arvulises väljenduses. Aruande liigenduse aluseks on avaliku arhiivi põhifunktsioonid peamised arhiivitöö valdkonnad. Tabeli vorm on kasutusel esmakordselt. Linnaarhiiv on seda tarvitusele võttes teadlikult, küll mõningate mugandustega, järginud Rahvusarhiivi aasta koondaruande vormi, hõlbustamaks oma andmete kõrvutamist riigi arhiividega. Tekstilise aruande lõppu on kahe eraldi lõiguna lisatud lühiinformatsioon Linnaarhiivi rahastamise ja personali kohta 2001. aastal.
Tallinna Linnaarhiivi põhiülesanne on koguda ja säilitada Tallinna omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaale alates 13. sajandist kuni tänapäevani. Linnaarhiiv peab tagama nende arhivaalide säilivuse ja avalikkuse juurdepääsu nendele arhivaalidele.
Linnaarhiivi mahukaimad ja kulukaimad tööd olid 2001. aastal ning on ka järgnevatel aastatel suunatud arhivaalide säilitustingimuste parandamisele: algas arhiivi Tallinna vanalinnas Tolli tänaval paiknevate hoonete renoveerimine. Uuendatud, nüüdisaja nõuetele vastavad hoidlad peavad senisega võrreldes mahutama kuni 50% enam arhivaale. Arhiiv saab avalikkust teenida ainult siis, kui tal on, mida koguda ja säilitada ning kui tal on, kus seda säilitada.
Arhiivijärelevalve - töö Tallinna linna asutustega
Vastavalt kehtivale arhiiviseadusele on Linnaarhiivi arhiivijärelevalve all kõik Tallinna linna asutused seisuga 01.07.2001 kokku 310, neist 23 ametiasutust ja 287 ametiasutuste hallatavat asutust. Töös linnaasutustega pidas arhiiv 2001. aastal jätkuvalt esmatähtsaks nende jooksvat nõustamist, tagamaks asutuse dokumentide nõuetekohane korraldamine ja säilitamine kohapeal kuni arhiiviväärtusega arhivaalide üleandmiseni Linnaarhiivi. Arhiiviseadusest ja arhiivieeskirjast tulenevalt viis arhiiv läbi asutuste arhivaalide hindamist arhiiviväärtuse määramiseks ja arhiiviväärtuseta dokumentide hävitamiseks eraldamise lubamiseks ning väljastas arvamusi asutuste poolt esitatud dokumentide loetelude kohta.
Linnaarhiivi esindajad osalesid/osalevad liikmetena Linnavalitsuse poolt asutuste likvideerimiseks moodustatud komisjonide töös.
Linnakantselei personaliteenistuse vahendusel korraldas arhiiv detsembris asutustes arhiivitöö eest vastutavatele ametnikele seminari teemal Arhivaalide hoidmine asutuses.
Arhivaalide kogumine
Nagu paaril eelnenud aastalgi, suurenesid Linnaarhiivi kogud ka 2001. aastal tunduvalt. Arhiiv võttis vastu 27 657 säilikut arhivaale (võrdluseks: 2000. aastal oli vastav arv 29 631), neist 13 672 arhiiviväärtusega (s.t. alatise säilitustähtajaga) ja 13 985 arhiiviväärtuseta (piiratud säilitustähtajaga). Fondide kasv oli seotud eelkõige Tallinna linna asutuste jätkuva ümberkorraldamisega.
Linnaarhiivi on aga viimastel aastatel üle antud ka märkimisväärsel hulgal nõukogude-aegsete Tallinnas tegutsenud riiklike ettevõtete arhiiviväärtusega dokumente 2001. aasta lõpuks kokku 51 491 säilikut, neist 2001. aastal 4191 säilikut (2000. aastal 14 299 säilikut). Riiklike dokumentide vastuvõtmiseks Linnaarhiivi ja nende siin säilitamise kulude osaliseks katteks aastail 2001-2002 kuni /Rahvusarhiivi/ vahearhiivi valmimiseni Tallinnas Madara tn. 24 eraldas Rahandusministeerium mais 2001 Vabariigi Valitsuse eelarvevälisest omandireformi reservfondist 155 850 krooni. Linnaarhiivi ettepanekul võeti punkt riiklike ettevõtete arhiivide üleandmise kohta Linnaarhiivist Rahvusarhiivi ka 2001. aasta detsembris eelnõuna valminud Eesti asjaajamise ja arhiivinduse arengukavasse aastateks 2002-2005. 2001. aasta lõpuks polnud siiski veel selgunud, millal täpselt Rahvusarhiiv need arhivaalid vastu võtta saab. Eelmainitud Madara tänava vahearhiivi esimene järk valmib 2002. aasta kevadel.
Tallinna linna asutustes kohapeal üle tähtaja säilitatavate arhiiviväärtusega arhivaalide kogus on suhteliselt väike kokku ca 1500 säilikut. Linnaarhiivi fondide kasvu lähiaastatel määrab niisiis endiselt see, millises ulatuses asutusi ümber korraldatakse või likvideeritakse. Võimalikke reforme ja nendest tulenevat Linnaarhiivi mahu suurenemist (ning täiendava hoidlapinna vajadust) on aga ülimalt raske täpselt prognoosida.
Arhivaalide säilitamine ja säilitustingimused
Seisuga 01.01.2002 oli Linnaarhiivis arvel 1214 arhiivi (arhiivifondi) kokku 414 889 säilikuga (ca 5300 jooksvat meetrit). Arhiivi raamatukogus oli kokku 14 649 eksemplari teavikuid raamatuid ja jadaväljaandeid.
Lisaks hoidlatele põhihoonetes Tolli 4, 6 ja 8 ning Linnahallilt alates 01.07.1999 ajutiseks hoidlaks renditud 839 m² suurusele ruumile rendib arhiiv alates 01.04.2001 Linnahallilt samadel tingimustel täiendavalt teist sama suurt pinda (rendilepingu tähtaeg 30.06.2004). Uue hoidla kasutuselevõtt võimaldas jätkata arhivaalide kogumist ning ühtlasi tekkis sellega manööverpind, mis on Tolli 8 hoones asuvate hoidlate rekonstrueerimise vältimatu eeltingimus. Tolli 8 hoidla nr. 3 (680 jooksvat meetrit arhivaale) tühjendati täielikult. Tolli tänavalt paigutati Linnahalli ümber kokku 70 300 säilikut. Muuhulgas on sinna koondatud kõik eelmainitud riiklike ettevõtete arhivaalid, arvestusega, et need antakse lähiaastatel edasiseks säilitamiseks üle Rahvusarhiivile.
Linna 2001. aasta eelarves oli Linnaarhiivile investeeringuteks arhiivihoonete
Tolli 4, 6 ja 8 remondiks - ette nähtud 1 000 000 krooni. See lubas alustada kõige halvemas seisukorras oleva maja, Tolli 8 renoveerimist vastavalt arhiivihoonete remondi- ja rekonstrueerimistööde komplekskavale (koostatud 2000. aastal). Peamine 2001. aastaks planeeritud töö, Tolli 8 katuse uuendamine, kujunes prognoositust odavamaks (eelkalkulatsioon 826 000 krooni, tegelik maksumus 585 000 krooni; tegija-riigihanke võitja AS REMET). Katusele lisaks valmis Tolli 4, 6 ja 8 rekonstrueerimise tehniline projekt (AS Kommunaalprojekt); samuti tehti ära vajalikud lammutused ja osa üldehitustöid juba mainitud hoidlas nr. 3 (OÜ Restaureerimiskeskus). 2002. aastal, peale uue põranda ehitamist ja liugriiulite paigaldamist, suureneb selle hoidla mahutavus arvestuste kohaselt kuni 90%. Sinna, 110 m² pinnale, peaks mahtuma üle 1000 jooksva meetri arhivaale, s.o. ligi 1/5 Linnaarhiivi fondide praegusest kogumahust! Ülejäänud hoidlate mahutavus tõuseb rekonstrueerimise tulemusena (sõltuvalt hoidlast) 25-50%.
Seoses remondi algusega osa hoidlapinna ajutise kasutusest väljalangemisega olid Linnaarhiivi hoidlariiulid 2001. aasta lõpuks 99% koormatud.
Arhivaalide säilivuse tagamiseks jätkus nende süstemaatiline puhastamine ning vanade, happelisest materjalist ümbriste asendamine nõuetekohaste püsisäilituskarpide ja mappidega.
Alates 01.10.2001 on arhiivi koosseisus täiskohaga restauraator.
Juurdepääs arhivaalidele
Lugemissaali külastajaid- püsiuurijaid , s.t. isikuid, kes iseseisvalt uurivad ulatuslikumat teemat või üksikküsimust, registreeriti 63 (2000. aastal 67). Lugemissaali külastusi registreeriti 722. Lugemissaalis kasutamiseks anti välja 906 säilikut (2000. aastal 946). Statistika ei hõlma siiski kõiki episoodilisi lugemissaali kasutajaid-ühekordseid teabenõudjad. Lugemissaali tellitud arhivaali(d) saab külastaja kätte reeglina 15-20 minuti jooksul.
Vastamine kodanike ja asutuste päringutele kuulub samuti Linnaarhiivi kui avaliku arhiivi põhiülesannete hulka. 2001. aastal registreeriti 576 avaldust (2000. aastal 697). Päringuid esitatakse endiselt valdavalt omandiõigusega seotud küsimuste ja tööstaaþi selgitamiseks. Püsiv tendents päringute arvu vähenemise suunas näitab 1990. aastate reformide lõpule lähenemist. Teatise või ärakirja vastusena päringule väljastab Linnaarhiiv 1-2 nädala jooksul.
Teatmestu osas jätkus arhiivi raamatukogu elektroonilise kataloogi koostamine.
Elektrooniliste andmebaasidena olid arhiivisiseselt kasutusel (ja viimistlemisel) põhiosas 2000. aastal valminud Linnaarhiivi üldteatmik-fondide loend ning Tallinna linnavalitsuse ja tema osakondade arhiivide koondnimistu , mis hõlmab kõiki nimetatud asutuste Linnaarhiivis säilitatavaid arhivaale ajavahemikust 1918-1944. Viimasele lisandus samalaadne elektrooniline teatmik Harju Maavalitsuse ja tema osakondade 1918.-1944. aasta dokumentide kohta.
Teadustöö ja publikatsioonid
Akadeemilistele ringkondadele orienteeritud üritusena korraldas Linnaarhiiv koostöös Aue Fondiga (Helsinki) ja Greifswaldi Ülikooli ajalooinstituudiga esindusliku rahvusvahelise sümpoosioni Kirde-Euroopa kui ajalooline regioon. 20.-22. septembrini Linnaarhiivis toimunud sümpoosionil oli osalejaid kaheksalt maalt; kolme päeva jooksul peeti 30 ettekannet. Kujunemas on Tallinna sümpoosionide traditsioon (1995 Soome lahe ümber. Saksakeelsete inimeste liikumine ja tegevus Kirde-Euroopas, 1998 Linn Kirde-Euroopas. Kultuurisidemed Lübecki õiguse käibeletulekust valgustusajastuni). Aue Fondi väljaandel on kahe eelmise sümpoosioni ettekanded avaldatud eraldi kogumikena (1998. aasta sümpoosioni kogumik 2001. aasta sügisel).
Linnaarhiivi väljaandena (Tallinna Linnaarhiivi Toimetised Nr. 5) ilmus arhiivi teaduri Tiina Kala monograafia Euroopa kirjakultuur hiliskeskaegsetes õppetekstides. Tallinna dominiiklase David Sliperi taskuraamat. See on Tiina Kala doktoriväitekiri. Töö kaitsmine toimus detsembris 2001; autor omandas doktorikraadi.
Teadur Juhan Kreem jätkas tööd oma doktoriväitekirja Linn ja tema isand. Tallinn ja Saksa Ordu 15. sajandil kallal. Selle üllitamine ja kaitsmine on kavas 2002. aasta esimesel poolel. Peaspetsialist Kalmer Mäeorg viimistles oma magistritööd Tulumaks Tallinnas. Tuluteadaannete andmetöötluse võimalusi Tallinna VI maksujaoskonna 1937. aasta tuluteadaannete näitel. Selle kaitsmine toimub samuti 2002. aastal.
Linnaarhiiv oli jätkuvalt ajalookultuuri ajakirja TUNA üks väljaandjaid (koos Rahvusarhiivi ja Eesti Arhivaaride Ühinguga). 2001. aastal ilmus neli numbrit (tegemist on kvartaliajakirjaga).
Arhiivi töötajad osalesid erialastel konverentsidel ja seminaridel (esineti kokku 10 ettekandega); trükis avaldati 11 teaduslikku artiklit.
Eesti arhiivinduse probleemidele kehtiva seadusandluse taustal keskendus Eesti Arhivaaride Ühingu poolt ette valmistatud seminar Arhiiviseadus ja tegelikkus, mis leidis aset Linnaarhiivis 23. märtsil 2001. Linnaarhiiv aitas selle läbiviimisele kaasa. Riigikantselei kutsel oli Linnaarhiiv kaasatud Eesti asjaajamise ja arhiivinduse arengukava aastateks 2002-2005 väljatöötamisse. Selle eelnõu valmis detsembris 2001.
Aprillis 2001 võeti Linnaarhiiv arhiivide maailmaorganisatsiooni Rahvusvahelise Arhiivinõukogu (ICA) munitsipaalarhiivide sektsiooni liikmeks.
Linnaarhiiv on ka Hansa Ajaloo Seltsi (Hansischer Geschichtsverein) liige.
Suhtlemine avalikkusega
Näitused:
Tallinna esimesed eestlastest linnapead (väljapanek Vabaduse väljak 7 akendel, veebruar);
Gooti ja renessanssköited Tallinna Linnaarhiivis. (Linnaarhiivi näitusesaal, mai-juuni);
Tervitus Riiale. Riia, Läti ja lätlaste jälgi Tallinnas. Eesti ja eestlastega seotud paiku Riias. Riia linna 800. juubelile pühendatud näitus (Linnaarhiivi näitusesaal, juuni- september);
Paul Johansen 100. Näitus kunagise Tallinna linnaarhivaari, hilisema Hamburgi ülikooli professori dr. Paul Johanseni (1901-1965) elust ja tegevusest seoses temale pühendatud rahvusvahelise sümpoosioniga (Linnaarhiivi näitusesaal, september);
Ohhoo! Ootamatuid leide Ajalooarhiivi hoidlatest. Rahvusarhiivi Ajalooaarhiivi (Tartu) näitus oma 80. juubeli puhul (Linnaarhiivi näitusesaal, november-detsember).
Arhiiviekskursioone-tutvustusi erinevatele huviliste rühmadele, peamiselt õpilastele ja üliõpilastele, aga ka väliskülalistele, oli ca 40.
Rahastamine
Tallinna linna 2001. aasta eelarves oli Linnaarhiivile kinnitatud eelarve kogumaht
5 750 000 krooni, sh. tegevuskuludeks linnakassast 4 700 000 krooni ja omatulu
50 000 krooni ning investeeringuteks (arhiivihoonete Tolli 4, 6 ja 8 renoveerimiseks) 1 000 000 krooni.
Vastavalt Linnavalitsuse korraldusele nr. 610-k 28. veebruarist 2001 suurendati Linnaarhiivi üldvalitsemiskulusid 266 000 krooni võrra, sellest töötasuks 200 000 krooni ja sotsiaalmaksuks 66 000 krooni. Omatulu laekus 2001. aastal tegelikult 67 723 krooni, sh. 35 214 krooni ruumide rentimisest (vastavalt Linnavalitsuse 01.11.2000 korraldusele nr. 4169-k on Linnaarhiiv Tallinna Saksa Kultuuriinstituudile tähtajatule rendile andnud Tolli 4 pööningukorruse ruumid ning ühe keldri, kokku 331 m² pinda). Teiseks suuremaks omatulu allikaks oli arhiivi väljaannete müük (14 905 krooni).
Omatulu arvelt liisis arhiiv 2001. aasta juulist väikebussi Ford Transit 100 L Kombi (kasutusrendi kuumakse 4931 krooni)
Likvideerimisele määratud linna äriühingud - EAB Vara AS ja AS Tallinna Tänavavalgustus eraldasid oma arhiivide üleandmise ja säilitamisega seotud kulude katteks Linnaarhiivile kumbki 100 000 krooni. Need rahaeraldused võimaldasid arhiivil soetada ja paigaldada arhiiviriiulid Linnahalli eelpool mainitud ruumi ning see ruum alates 01.04.2001 teise ajutise hoidlana kasutusele võtta.
Rahandusministri 29.05.2001 käskkirjaga nr 302 Vabariigi Valitsuse eelarvevälisest omandireformi reservfondist eraldatud 155 850 krooni (vt. selgitust lõigus Arhivaalide kogumine) arvelt kattis Linnarhiiv osa Linnahallilt renditud hoidlapinna ülalpidamiskuludest (106 626 krooni).
Linnaarhiivi koostööpartneri Aue Fondi (Helsinki) rahaline panus septembris toimunud rahvusvahelise sümpoosioni korraldamisse oli 121 955 krooni.
Personal
Alates 01.jaanuarist 2001 oli Linnaarhiivi koosseisus 27 ametikohta (kinnitatud Linnavolikogu 14. detsembri 2000 määrusega nr 58). Linnavalitsuse korraldusega 24.01.2001 nr. 147-k kinnitatud Linnaarhiivi koosseisunimestikus oli ametikohtade arvu vähendatud kahe võrra: koondati 1,5 arhivaari kohta arvestuse ja kogumise sektorist ning 0,5 teaduri kohta informatsiooni ja teadusliku uurimistöö sektorist. Need ametikohad olid seisuga 01.01.2001 vakantsed.
Tõhustamaks arhivaalide säilivuse tagamiseks tehtavat tööd, otsustas arhiiv alates 01. oktoobrist 2001 moodustada säilitussektori koosseisus ühe restauraatori (abiteenistuja) ametikoha senise 0,5 restauraatori koha (ametnik) asemel. Sellega seoses otsustati koosseisust kustutada koristajate ametikohad (2 abiteenistujat) ning hakata 01. oktoobrist koristusteenust sisse ostma. Nimetatud muudatused kinnitati Linnavalitsuse 29. juuni 2001 korraldusega nr. 2981-k. Alates 1. oktoobrist 2001 jäi arhiivi koosseisu seega 23,5 ametikohta.
Seisuga 31.12.2001 olid kõik ametikohad täidetud. 15 töötajal oli kõrgharidus, neist kolmel teaduslik kraad ajaloo erialal (teadur Lilian Kotter doktor (teaduste kandidaat), teadur Tiina Kala magister; alates 07.12.2001 doktor, teadur Juhan Kreem magister).
Linnaarhiivi teenistuja keskmine kuupalgamäär oli 2001. aasta lõpul 6832 krooni, ametnikul aga 7739 krooni.
Alates 01. jaanuarist 2002 on Linnaarhiivi koosseisus endiselt 23,5 ametikohta, sh. 18 ametniku ja 5,5 abiteenistuja kohta (kinnitatud Linnavolikogu 29. novembri 2001 määrusega nr. 44), kuid informatsiooni ja teadusliku uurimistöö sektori koosseisust on kustutatud 0,5 teaduri ametikohta (jääb kaks teaduri ametikohta) ning säilitussektoris moodustatud raamatukoguhoidja täiskoht senise 0,5 koha asemel. Koosseisunimestik alates 01.01.2002 kinnitati Linnavalitsuse 21.12.2001 korraldusega nr. 5456-k.
Urmas Oolup
Linnaarhivaar-Linnaarhiivi juhataja
04.02.2002